Se poi si vogliono recuperare tutti i documenti (fatture, ordini, offerte, disegni, sal, ecc.) di una commessa o di un certo ordine , questo richiede l’impegno di più persone e spesso manca qualcosa. Vi sono poi normative come la fatturazione elettronica che prenderanno sempre più piede che rendono obbligatorio svincolarsi dalla carta. Il futuro per le aziende è quello di un approccio paperless in cui la carta è ridotta al minimo.

Archiviazione documentale

DMS24 è il software per la gestione documentale di Esasoftware e del Gruppo 24 Ore. Permette di dematerializzare tutti i documenti, sia del ciclo attivo , che passivo ma anche tutti i documenti interni. Inoltre permette di indicizzarli e legarli tra di loro in modo tale da poter avere sempre la situazione sotto controllo. Chiaramente l’origine di un documento può essere varia: mail, word, sistema informativo, documento cartaceo, ecc.  tutti i di documenti generati dal e/impresa e da tutti i software Esa possono essere automaticamente archiviati, idem per i documenti in formato elettronico come mail o documenti di office, direttamente dal documento stesso, senza fare ulteriori azioni. Per tutti i documenti che vi arrivano in formato cartaceo, come fatture passive, preventivi, ecc. questi possono essere scannerizzati e archiviati. Per entrambe le tipologie, si possono creare dei tag di ricerca, che permetteranno in seconda battuta di ricercare i documenti in modo rapido. Inoltre si possono associare in faldoni creando così delle vere e proprie pratiche che possano raccogliere qualsiasi documento inerente a quel cliente o a quella commessa.

Cms

Nel dialogare con terze parti (clienti, fornitori, dipendenti, ecc.), spesso vi è uno scambio di documenti  che poi rimangono spesso negli archivi personali e che comunque sono spesso condivisi attraverso strumenti non strutturati come mail o chiavette. Il CMS ( content management system) permette di creare un’area web in cui pubblicare dei documenti attingendo dal sistema documentale rendendoli fruibili da terze parti. Queste possono essere, clienti, fornitori, agenti, dipendenti, prospect, ecc.

Chiaramente la pubblicazione è guidata da livelli di security e di autenticazione che fanno si che ognuno veda solo quello che è stato autorizzato a vedere. Il vantaggio però è che non solo in automatico posso pubblicare i miei documenti, ma posso anche capire quando e da chi sono stati letti, posso aggiornarli e posso permettere loro di interagire con la mia azienda. Essendo parte di DMS24, basta un click per definire cosa pubblicare. Ad esempio una volta emessa una fattura, potrei pubblicarla e mandare una comunicazione automatica al mio cliente indicandogli la presenza di nuovi documenti. Lui potrà accedere e vedere e scaricare la fattura in tempo reale. Oppure pensate ad una azienda di produzione in cui vi siano dei contolavoristi. Si potrebbero pubblicare i disegni e le sue revisioni, in modo tale che il fornitore abbia sempre a disposizioen l’ultima revisione senza dover ogni volta controllare l’allineamento tra noi e loro.