Il documentale permette di diffondere e condividere le informazioni aggiornate in tempo reale a tutte le entità e persone coinvolte nel processo siano queste dell'azienda o della catena di valore di cui l'azienda fa parte.

Dms 24 è la base per la definizione delle procedure di qualità, nell'ottica o meno del raggiungimento della certificazione. Tramite l'analisi e definizione puntuale dei flussi operativi dell'azienda è in grado infatti di supportare l'organizzazione dell'azienda, verificando il rispetto dei flussi definiti e dei relativi controlli previsti.

Dms 24 è flessibile e parametrizzabile, permette di affrontare tutte le esigenze che esulano la tradizionale area gestionale; non solo fatture attive e passive, DDT, ordini, preventivi, ma anche cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa, cataloghi ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito dal Document Management.

La totale integrazione con tutti gli applicativi Esa Software e la predisposizione per la semplice integrazione con gli ERP e le soluzioni gestionali sia a livello di generazione che di acquisizione documenti, consente la loro archiviazione, catalogazione automatica e conservazione sostituiva secondo le norme vigenti.

Il workflow è il nucleo centrale che permette di gestire il flusso di emissione di un documento, l'abilitazione degli utenti all'utilizzo di determinate funzionalità nonché la possibilità di attivare azioni automatiche per gestire le più diverse necessità.

Il workflow e l'alta configurabilità del Tipo Documento danno la possibilità di parametrizzare l'applicativo nelle direzioni più specifiche consentendo di rispondere alle richieste e alle necessità più complesse. La flessibilità e la potenzialità del workflow permettono infatti di definire cosa fare e come diffondere e condividere i documenti e le informazioni e di interagire con gli altri applicativi aziendali, anche legacy, richiamando e mettendo a disposizione appositi "servizi".

Con la gestione Pratiche si possono collegare documenti diversi, in modalità manuale o in automatico alla creazione; è possibile configurarlo per far si che la chiusura della pratica determini direttamente la chiusura dei documenti o viceversa.

Il tutto finalizzato alla facilità nella ricerca e reperibilità dei documenti, senza appesantire l'operazione dell'inserimento. Richiamando un qualsiasi documento si ha evidenza di tutte le sue correlazioni con altri documenti sia a monte che a valle dello stesso con possibilità di navigare, aprire i documenti e operare secondo le autorizzazioni assegnate.

L'integrazione automatica con gli strumenti di scannerizzazione per la scansione dei documenti e la gestione dei servizi server garantiscono l'acquisizione dei documenti da fonti esterne; la gestione del Barcode è utilissima per l'indicizzazione in fase di protocollazione o per la gestione automatica dei documenti del ciclo passivo. La flessibilità della soluzione permette di configurare il processo sulle necessità aziendali, automatizzandolo al massimo e semplificando l'operato del personale addetto. In tema di firma digitale a seconda della mole dei documenti da firmare si può attivare la firma lato client, un documento alla volta, o quella massiva lato server con la possibilità di pilotare diversi tipi di schede con diverse prestazioni (numero di documenti al minuto).