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All’interno degli studi e nei rapporti tra studi e aziende circolano documenti e informazioni; questerappresentano un patrimonio prezioso ma oneroso daorganizzare, condividere e rintracciare. Queste informazioni, basilari per la corretta gestionedello studio, costituite da documenti, cartacei e non,mail, fax, rassegna stampa ecc. devono arrivare aidiretti interessati con la certezza che siano stateprese in carico e, quando previsto, divulgate e resepubbliche alle persone o entità coinvolte. La protocollazione, ricerca e mantenimento degliarchivi anche se organizzati, non possono evitare ilunghi tempi di ricerca, le archiviazioni soggettivediverse da ufficio ad ufficio, la scarsa sicurezzad’accesso alle informazioni, la duplicazione deidocumenti originali. Un sistema di Document Management è in gradodi automatizzare tutti i processi di archiviazione,scambio, notifica e condivisione delle informazioniseguendo un processo che rispetti le necessitàdell’organizzazione dello studio e che consenta unavera e propria diffusione della “conoscenza” tra gliattori principali della vita quotidiana. È necessaria una soluzione completa e flessibile checopra tutte le tipologie di organizzazioni e che siacompletamente integrata con i sistemi esistenti conl’obiettivo di snellire l’indicizzazione dei dati e lefunzioni di interfacciamento. Uno degli aspetti principali di una soluzione di Document Management è la possibilità di definire inmodo semplice i flussi di approvazione di documenti,gestendo comunque tutte le potenzialità delle regoledi processo. È inoltre fondamentale la modularità e la possibilità di parametrizzazione affinché il sistema si configuri sulle dimensioni e peculiarità dello studio, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal carico di lavoro affrontato. La possibilità di trasformazione digitale dei documenti e il processo per la “Conservazione sostitutiva” nel rispetto della normativa vigente evitano l’obbligo dell’archiviazione fisica dei documenti cartacei e consentono una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di ricerca, oltre a maggior efficienza. |
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