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All’interno degli studi e nei rapporti tra studi e
aziende circolano documenti e informazioni; queste
rappresentano un patrimonio prezioso ma oneroso da
organizzare, condividere e rintracciare. Queste informazioni, basilari per la corretta gestione dello studio, costituite da documenti, cartacei e non, mail, fax, rassegna stampa ecc. devono arrivare ai diretti interessati con la certezza che siano state prese in carico e, quando previsto, divulgate e rese pubbliche alle persone o entità coinvolte. La protocollazione, ricerca e mantenimento degli archivi anche se organizzati, non possono evitare i lunghi tempi di ricerca, le archiviazioni soggettive diverse da ufficio ad ufficio, la scarsa sicurezza d’accesso alle informazioni, la duplicazione dei documenti originali. Un sistema di Document Management è in grado di automatizzare tutti i processi di archiviazione, scambio, notifica e condivisione delle informazioni seguendo un processo che rispetti le necessità dell’organizzazione dello studio e che consenta una vera e propria diffusione della “conoscenza” tra gli attori principali della vita quotidiana. È necessaria una soluzione completa e flessibile che copra tutte le tipologie di organizzazioni e che sia completamente integrata con i sistemi esistenti con l’obiettivo di snellire l’indicizzazione dei dati e le funzioni di interfacciamento. Uno degli aspetti principali di una soluzione di Document Management è la possibilità di definire in modo semplice i flussi di approvazione di documenti, gestendo comunque tutte le potenzialità delle regole di processo. È inoltre fondamentale la modularità e la possibilità di parametrizzazione affinché il sistema si configuri sulle dimensioni e peculiarità dello studio, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal carico di lavoro affrontato. La possibilità di trasformazione digitale dei documenti e il processo per la “Conservazione sostitutiva” nel rispetto della normativa vigente evitano l’obbligo dell’archiviazione fisica dei documenti cartacei e consentono una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di ricerca, oltre a maggior efficienza. |
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