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    E-Servizi Spa


    L'Erp che riduce gli oneri

     
    • Implementazione a luglio e primo step a settembre 2010
    • Go live separato delle 3 soluzioni (Erp e/impresa, Crm24 e gestione documentale tramite e/dms) tra gennaio e marzo 2011
    • 2 le persone impegnate nel progetto, ovvero Marinelli e Ghezzi, 5 quelle di Esa (compreso il capoprogetto)
    • 30 utenti concorrenti per e/impresa
    • 50 utenti nominali per Crm24
    • E/dms configurato per processare 50.000 documenti/anno


    L'azienda capitolina ha rinnovato Erp e Crm e sposato la gestione elettronica dei documenti. Migliorate le capacità di controllo e pianificazione di cassa e ridotti gli stock.

    L'adozione del nuovo Erp di E-Servizi, azienda romana specializzata nella gestione documentale elettronica su tecnologia Xerox, è solo il culmine di un progetto di messa a punto globale dell'infrastruttura It. «La reingegnerizzazione di tutti i processi informatici – esordisce Gianluigi Marinelli, Business Controller e Supervisor Acquisti & Logistica –, nasce dalla revisione della strategia imprenditoriale. La crisi economica, e l'impossibilità di incrementare le quote di mercato secondo le leve tradizionali, ci hanno spinto a trovare nuove strade. Abbiamo dovuto rendere la struttura aziendale più flessibile, visti i progetti di acquisizione di aziende concorrenti volti a raggiungere la massa critica e consolidare la leadership. Oltre a questo, occorreva massimizzare le capacità di organizzazione e controllo, presidiare al meglio le aree aziendali non coperte in precedenza dal software gestionale, come l'automazione della forza vendita o tutti i processi di business legati al post vendita, e massimizzare il know-how, diffondendo la conoscenza condivisa in azienda. Si trattava, in pratica, di fare quello che sappiamo fare meglio, solo in modo più efficiente». È Alessandro Ghezzi, Consulente Servizi Informatici, che si occupa, da solo, di tutta l'infrastruttura It in azienda, ovvero 79 client in ambiente Windows e una sala server con 8 macchine, 6 su sistema operativo Microsoft e le altre 2 in ambiente Linux. Sono l'Erp e la produttività individuale di Office a farla da padrone negli ambienti applicativi, seguiti a ruota da alcuni programmi settoriali come Xerox DocuShare per la gestione documentale, Nuance Paperport (scansioni su stampanti Xerox), Mailer Daemon (sistema di posta elettronica integrato con la telefonia mobile aziendale) e Rightfax (gestione fax).

    Gestione documentale integrata

    Quello messo in piedi dall'azienda capitolina è un progetto veramente impegnativo, tutto incentrato su software Esa. Fa perno sull'Erp e/impresa; sviluppa nuovi automatismi di gestione della clientela, attraverso Crm24, e di presidio elettronico dei documenti, tramite e/ dms. A Esa, l'azienda è arrivata dopo una software selection durata 6 mesi. «Venivano già da un prodotto della casa riminese – ammette Ghezzi –, il Mondo di E, al quale avevamo aggiunto numerose personalizzazioni ma di difficile integrazione. A pesare sulla scelta di e/impresa sono concorsi tre fattori. Anzitutto, la presentazione della soluzione di un partner di Esa, Lara Software, i cui pacchetti MyWay Office e MyWay Web lavorano in modo integrato con l'Erp e ci permettono di gestire efficacemente non solo l'offerta di hardware ma anche l'assistenza tecnica su prodotti Xerox. Questo, devo dire la verità, è stato nei nostri confronti un vero e proprio generatore di domanda. Ancora, la piacevole scoperta di Crm24, con la possibilità di integrare i vari aspetti del marketing strategico e operativo e, soprattutto, molto orientato sulla gestione della forza vendita, in ottica Sfa, scalabile e facilmente personalizzabile. Infine, la possibilità di gestione documentale integrata del workflow dei processi legati alla vendita, attraverso e/dms, che è un aspetto determinante, specie nel supporto dei nostri processi di certificazione».

    Oneri finanziari abbattuti

    Gianluigi Marinelli - Business Controller e Supervisor Acquisti & Logistica; Mauro Ricci - Presidente; Alessandro Ghezzi - Consulente Servizi InformaticiL'implementazione è datata luglio 2010, con il primo step a settembre 2010 e go live separati delle tre soluzioni tra gennaio e marzo 2011. Due le persone impegnate a seguire internamente il progetto, ovvero proprio Marinelli e Ghezzi. Cinque, invece, quelle messe a disposizione da Esa, compreso il capo-progetto. e/impresa è disponibile a 30 utenti concorrenti, Crm24 è in licenza per 50 utenti nominali mentre e/dms è configurato per processare 50.000 documenti/anno. Il progetto, molto pervasivo, è ancora in fase di implementazione «ecco perché – spiega Marinelli - possiamo parlare di benefici attesi ma certi. Il fatto di avere un unico sistema per le diverse aree di business, che certifica le informazioni aziendali critiche, ci permette di migliorare la pianificazione di acquisti e vendite e di ottenere sinergie tra le risorse logistiche e il flusso di cassa controllando meglio l'obsolescenza di stock. La miglior capacità di controllo e pianificazione di cassa, invece, ci permetterà di abbattere gli oneri finanziari di gruppo. Un controllo degli indicatori prestazionali (Kpi – ndr) ci consentirà un budgeting più puntuale e maggior flessibilità di controllo e riprogrammazione degli obiettivi».

    Integrazione elettronica dei processi di business

    «Il fatto di aver implementato il modulo Sfa, che in precedenza non era contemplato, migliorerà l'efficacia e l'efficienza dei processi di automazione della forza vendita. Grazie alla portabilità Web di Crm24, infine, abbiamo tagliato, già oggi, i costi della connessione Web del Crm sulla forza vendita, attuata in precedenza tramite tecnologia Citrix». Un progetto che potrebbe sembrare titanico ma che, in realtà, lascia ancora spazio a ulteriori affinamenti. «È nostra ferma intenzione penetrare meglio il mercato, quindi sarà sempre necessario scalare le soluzioni software in quest'ottica – conclude Marinelli –. Stiamo inaugurando un progetto di gestione vendite che prevede la dotazione di tablet pc per il nostro personale. Oltre a questo, stiamo già sperimentando il Voice-over-Ip tramite terminali BlackBerry di Vodafone. Entrambi i progetti hanno riflessi sulle piattaforme Crm24 ed e/dms. Infine, si aprono scenari anche sull'integrazione elettronica dei processi di business con i fornitori, in ottica Edi (Electronic Data Interchange – ndr)».
     

    L'It di E-Servizi

    • È Alessandro Ghezzi che si occupa, da solo, di tutta l'infrastruttura It di E-Servizi
    • 79 sono i client, quasi tutti desktop fissi eccezion fatta che per 4 notebook, tutti in ambiente Windows 7 e Windows Xp
    • Una sala server con 8 macchine, di cui 6 in configurazione ridondante basate su piattaforma Microsoft e le altre 2 in ambiente Linux
    • 2 Nas (7,2 Terabyte in totale) per l'archiviazione cartacea
    • Esa e/impresa (Erp), Microsoft Office (produttività individuale), Xerox DocuShare (gestione documentale), Nuance PaperPort (per scansioni su stampanti Xerox), Mailer Daemon (failure sistema di posta elettronica) e Rightfax (gestione fax) sono i programmi più utilizzati

    Gestione documentale professionale

    E-Servizi nasce a Roma nel 1991 con il nome di Nota Bene, ed è partner di riferimento della Xerox S.p.A; si è specializza da subito nell'offerta di apparecchiature per la stampa da ufficio e le arti grafiche, oltre che nel supporto tecnico su hardware e software legati alla gestione documentale. Nel 2009 acquisisce la maggioranza di Amg System, altra azienda storica del settore, nata nel 1987 come Assitec. Oggi offre, in tutto il Lazio e nell'Italia intera, tecnologie e servizi per la stampa, oltre che soluzioni software innovative di gestione documentale elettronica, con processi certificati Iso 9001:2008. E-Servizi ha un organico di 60 persone e, nel 2010, ha realizzato un volume d'affari di 17 milioni di euro.