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    Natuna S.p.a.


    Le gare non hanno più segreti

     
    • Prima introduzione di crm nel gennaio 2010
    • Prototipizzazione e revisione dei flussi datata giugno 2010
    • Software a regime da gennaio 2011
    • Gestione end-to-end delle gare di appalto, in termini di esecuzione, monitoraggio e storicizzazione di tutte le attività
    • Gestione anche della componente straordinaria dell'offerta sui clienti storici della società (offerte aggiuntive sviluppate ad hoc su richiesta del cliente)
    • In futuro: introduzione della gestione documentale automatizzata su dms


    La società romana, specialista della gestione a 360° dei patrimoni immobiliari, ora è in grado di presidiare al meglio tutti i processi relativi agli appalti. Grazie a crm.

    Vitaliana Stramacci - Responsabile Ufficio Gare di NatunaCon sede principale a Roma e filiali a Brindisi e Palermo, Natuna è una realtà che offre servizi di gestione dei patrimoni immobiliari ad ampio raggio, dagli impianti tecnologici alle persone, fino al governo delle aree verdi e delle flotte aziendali. Con un fatturato di 35 milioni di euro, la società capitolina occupa 321 dipendenti, suddivisi tra la sede centrale e quelle secondarie di Brindisi e Palermo. Il reparto It, formato da due persone coadiuvate da un responsabile, gestisce 118 postazioni desktop (90 di Natuna S.p.A. e la rimanenza di tre consociate ospitate nello stesso stabile) e 13 server (11 in sede e uno in ciascun ufficio secondario), tutti in ambiente Windows. L’It è gestito tutto internamente, eccezion fatta che per l’help desk informatico, svolto da una società esterna. Tra le applicazioni più utilizzate, la gestione integrata del personale; la contabilità finanziaria su Sap; la gestione operativa delle manutenzioni, dei call center e dei database, che poggia su IqPlan, e quella commerciale fondata su crm.

    Margini sempre monitorati

    Natuna Spa«Ci eravamo resi conto delle nostre carenze nella gestione delle gare – specifica la responsabile dell’Ufficio Gare, Vitaliana Stramacci. Dopo una ricerca tra i più noti software di settore effettuata insieme a Omnitech, nostro partner It, abbiamo capito che il sistema più intuitivo, che dava la possibilità ai nostri utenti di accedere facilmente in remoto al sistema e che ci assicurava i risultati più rapidi, era crm di Esa Software». L’applicazione è stata introdotta nel marzo del 2010, seguita da una fase di tuning datata giugno dello stesso anno.

    Il progetto è stato realizzato in una decina di giornate di sviluppo progettuale dal partner di Esa Gest, business unit di Omnitech per il mondo gestionale. L’iniziativa ha permesso alla realtà capitolina di ottenere la tracciabilità completa delle gare, monitorando tutti i flussi dall’inizio alla fine del processo. «In precedenza – precisa - utilizzavamo in parte il software di gestione dei processi di qualità che, però, aveva delle lacune. Prima era impossibile, ad esempio, riuscire a ritrovare ogni singolo documento relativo a una specifica gara, mentre oggi il Crm funge anche da database, cosa questa che ci consente di ricostruire tutto lo storico relativo a un certo appalto, dalla componente amministrativa a quelle economica o progettuale, con tutte le autorizzazioni associate».
     

    Grazie al nuovo Crm, è possibile tenere sotto controllo qualsiasi offerta aggiuntiva

    Il software ha permesso anche di gestire la componente straordinaria dei contratti in essere. «Noi ci siamo strutturati - spiega – per assegnare user name e password di accesso al sistema a ciascun account manager di commessa. Queste sono le figure che si interfacciano direttamente con i clienti e che noi, al nostro interno, abbiamo battezzato Cam. Grazie al nuovo Crm, oggi il nostro direttore generale può, in ciascun momento, visualizzare e tenere sotto controllo qualsiasi offerta aggiuntiva e comprendere come lavorano i Cam. Il sistema ci ha permesso di generare nuove opportunità di business, oltre che di migliorare le analisi statistiche relative alla qualità della nostra offerta. Prima io stessa dovevo estrarre da diversi file di Excel i dati utili per avere un quadro esaustivo di come procedevano i nostri rapporti con un cliente. Oggi, invece, posso comodamente ottenere questa informazione in pochi secondi, con un paio di click del mouse». Grazie a crm, inoltre, a detta di Stramacci a guadagnarne è stata anche la marginalità dell’offerta. «Prima di formulare una nuova proposta – precisa – il Cam interpella il personale operativo incaricato di valutare i singoli costi che la compongono e noi possiamo verificare in qualsiasi istante la congruità di prezzi applicati».

    Natuna SpaCon Esa e OmniGest il rapporto instaurato è quello di una vera e propria partnership perché, spiega, «abbiamo sviscerato con il loro personale tecnico tutti i nostri problemi e oggi posso dire senza timore di smentita che il componente di gestione delle gare d’appalto di crm è stato fatto a nostra immagine». È da gennaio che in azienda si lavora sul Crm per la gestione delle gare, mentre a marzo è stato attivato il componente di gestione delle offerte addizionali sui contratti in essere. È proprio da marzo che il numero delle licenze ha subito un incremento drastico, passando da una decina a 26 utenti concorrenti.

    I benefici del progetto

    Univocità dei dati, che vengono immediatamente aggiornati e resi disponibili in tempo reale anche agli operatori collegati remotamente. Accanto a questo, una conoscenza più approfondita dei clienti, sia storici che potenziali, e una più facile individuazione e selezione delle aree di miglioramento, con l’obiettivo di ottimizzare le leve economiche. Cinque sono state le persone di OmniGest che hanno seguito l’iniziativa, mentre sono 4 quelle che hanno curato l’implementazione all’interno di Natuna.

    Implementare la gestione documentale su dms rappresenta la prossima sfida per i tecnici di Esa e per Vitaliana Stramacci, con l’idea di ottimizzare al meglio i flussi informativi in azienda.

     

    L'It di Natuna

    • 90 postazioni It in totale, suddivise tra la sede romana e le filiali di Brindisi e Palermo, tutti in ambiente Windows
    • 13 server, 2 esterni e 11 ubicati nella sede principale di Roma, tutti in ambiente Windows
    • Tutto l'It è gestito internamente, eccezion fatta che per l'help desk, delegato a una società esterna specializzata
    • Tra le applicazioni più utilizzate, la gestione commerciale fondata su crm; la contabilità finanziaria Sap Co.Fi.

    La gestione dei patrimoni immobiliari

    La capitolina Natuna nasce nel 2001 come società di global services, con un focus particolare sul facility management. In pratica, l'azienda gestisce a 360° gli immobili per conto di grandi aziende o enti, offrendo tre tipologie di servizi: agli edifici (esercizio e manutenzione degli impianti di climatizzazione, elettrici, idrico-sanitari, antincendio, sollevamento, sicurezza e anti-intrusione), allo spazio (governo degli impianti tecnologici, logistica, manutenzione delle macchine da ufficio e centro stampa) e alle persone (pulizia e igiene ambientale, smaltimento rifiuti speciali, receptioning, gestione flotte auto e manutenzione aree verdi). Con un fatturato di 35 milioni di euro, la società occupa 321 dipendenti, suddivisi tra la sede romana e quelle di Brindisi e Palermo. I processi di Natuna sono improntati agli standard di qualità più rigorosi, impostati secondo i dettami delle normative Uni En Iso 9001/2000 e 14000:2004.